1. Nhập hợp đồng lên ERP
2. Khi lấy yêu cầu cho HĐ này thì trên màn hình yêu cầu chọn vào hợp đồng để gắn YC với hợp đồng
3. Làm các bước khác trên yêu cầu này bình thường
4. Cần Thơ làm hóa đơn nháp
5. Cần Thơ gửi hóa đơn nháp cho Tài chính HCM - phát hành hoá đơn điện tử và ghi nhận doanh thu cho Ban 3.
6. Ban 3 làm đề nghị điều chuyển doanh thu cho Cần Thơ

1.1. Mở file Pdf bằng phần mềm Foxit Phantom PDF

1.2. Chọn Tab Protect (1) à Sign & Certificate (2) à Place Signature (3)

1.3. Vẽ chọn nơi ký

2. Thiết lập chữ ký

2.1. Mục Signature Preview chọn Create New Style (4)

2.2. Chọn Lock Document After Signing

Khi chọn nút này sau khi ký tài liệu sẽ không cho phép chỉnh sửa, kể cả mở băng các phần mềm khác.

3. Chọn Nút Sign

4. Chọn nơi lưu sau ký số

5. Máy tính hiển thị cửa sổ đăng nhập TOKEN để ký số.

6. Kết quả ký số

Trân trọng cảm ơn.

Link tải phần mềm Foxit Phantom: https://drive.google.com/drive/folders/13YuKtc9zVsmJkfNuF5mpROAv4Ky5rBH9?usp=sharing

Nội dung này được bảo mật. Hãy nhập mật khẩu để xem tiếp:

Mật khẩu:

1. Để thực hiện được mục II.2 trong tài liệu đối với file báo cáo giấy mọi người cần thêm 5 cột thông tin mới như hình bôi vàng bên dưới
   • Năm (ghi nhận năm của hồ sơ) tạo cột mới để hạn chế phải nhập dữ liệu chỉ cần kéo xuống thì dữ liệu mặc định.
   • Loại hình (Giám định hay chứng nhận, kiểm định,…)
   • Số chứng thư bắt đầu (Cer_start)
   • Số chứng thư kết thúc (Cer_end)
   • Dữ liệu import phần mềm. (data_import) data excel:

=UPPER(D491&"G0"&E491&F491&G491&UPPER(RIGHT(H491,5))&";"&J491&";"&K491)

Lưu ý quan trọng: Xóa bỏ các ký ký tự bên cột F số yêu cầu để chi còn lại 5 số của số yêu cầu, bỏ các ký tự gạch ngàng, mũi tên….

1. File chứng thư đưa lên hoàn chỉnh phải đúng định dạng số chứng thư VD: 23G00GHX12345-01
2. File excel đúng định dạng với thông tin đưa ra được: 23G00GHX12345;1;10

II. Hướng dẫn dành cho admin

II.1 Bước 1: Cài đặt phần mềm Dataload

https://www.dataload.com/

Bước 2: Copy data mẫu chạy vào bảng load pm

Bước 3: Chọn data oracle R12/ 11i

Bước 4: Chon Data load (F5) à chọn màn hình quản lý chứng thư (Chrome)

Bước 5. Trên màn hình lọc chứng thư 1 số nào đó.

Bước 2: Chọn Action => Download -> HTML

Bước 3: Mở file CSV bằng phần mềm excel

Bước 4: Lưu file html vừa mở thành file XLSX (excel)

1. Cập nhật tạo hoá đơn từ 1 yêu cầu (Mục V. 2 Tạo HĐ 1 Yêu cầu)
2. Import thông tin phân công nhân sự vào yêu cầu giám định ( VII. 8. MR Tuân Import Phân công)
3. Chỉnh sửa nhanh số tiền – Ngày chứng thư – Trạng thái chứng thư ( IV. Sửa tiền – ngày CT)
4. Thực hiện chức năng phân công Giám định, Chứng nhận, kiểm định (II. Phân công GĐ-CN-KĐ)

Ngày 30/11/2023:

5. Cập nhật chức năng “3. Tạo HĐ theo Chứng thư” cho phép tạo hoá đơn theo cách chọn chứng thư giống ở ERP.

Phần mềm hiển thị màn hình đăng nhập. Anh Chị vui lòng đăng nhập bằng tài khoản ERP của mình.

Bước 2: Chọn menu bên trái mục V.   HÓA ĐƠN (HĐ) -> 2. tạo hóa đơn 1 Yêu cầu

Bước 3: Chọn số yêu cầu cần thực hiện hoá đơn: phần mềm tự lấy dữ liệu của yêu cầu và tạo thành 1 hoá đơn nháp

Bước 4: Nhập các thông tin còn thiếu trên hoá đơn bấn cập nhật sau đó có thể in hoá đơn.

(Phần mềm tự động hoàn tất số yêu cầu khi click chọn in hoá đơn).

Xem Video CHỨNG THƯ ĐIỀU NHÂN

Bước 1: Tạo một danh sách các nội dung/ bảng nội dung thường dùng trong quá trình đánh máy.

Ví dụ:

Bước 2: Tạo danh sách các chữ viết tắt tương ứng các nội dung vừ nêu trên.

Ví dụ:

Bước 3: Cài đặt.

– Bôi đen nội dung, bảng nội dung thường sử dụng trong quá trình đánh chứng thư.

– INSERT \ QUICK PARTS \ SAVE SELECTION TO QUICK PARTS GALLERY

Hộp thoại mới hiện ra.

Bước 4: Kiểm tra và Thực hành.

• Gõ chữ viết tắt AFLA. Sau đó, bấm F3

Và kết quả là:

OK. Fine

ĐÁNH CHỨNG THƯ CHƯA BAO GIỜ NHẸ NHÀNG ĐẾN THẾ. ^^

I. GIẢI THÍCH TỪ NGỮ

Dữ liệu gốc           :   Là cụm từ/ số liệu được cài mặc định theo nhu cầu người dùng. Cụm từ/ số liệu này thay đổi theo từng lô hàng khác nhau và chúng được lặp lại nhiều lần trong chứng thư.

Dữ liệu đơn         :   Là cụm từ/ số liệu thay đổi theo mỗi lô hàng khác nhau.

Dữ liệu kế thừa  :   Là những cụm từ/ số liệu sẽ tự động nhập dựa theo dữ liệu gốc khi người dùng khởi động công cụ Restrict Editing trong Developer

Xem Video CHỨNG THƯ ĐIỀU THÔ

Xem Video CHỨNG THƯ ĐIỀU NHÂN

II. CÁC BƯỚC THỰC HIỆN

1. Mở Tab DEVELOPER hiện trên thanh công cụ.

– Bấm chuột phải trên thanh công cụ. Chọn Customize the Ribbon.

– Đánh dấu tick ở ô Developer, chọn OK

2. Tạo mẫu chứng thư.

a. Tạo “vùng đen”

– Mở chứng thư điều thô đã đánh sẵn trước đó.  

– Để trỏ chuột ở vị trí cần nhập “dữ liệu gốc”.

– Vào Tab Developer. Chọn biểu tượng “Cặp sách”. Chọn biểu tượng “abI”

– “Vùng đen” xuất hiện, nhấp vào “vùng đen”, chọn Properties.

Xuất hiện hộp thoại mới.

– Làm tương tự cho những trường “dữ liệu gốc” và đặt tên Bookmark tương ứng dễ nhận biết.

VD:   Tên Người bán – đặt bookmark NGUOIBAN

          Số liệu liên quan Số lượng – đặt bookmark SL

          Số liệu liên quan Khối lượng – đặt bookmark KL

* Khuyến khích tạo “vùng đen” cho cả trường dữ liệu thay đổi theo từng lô hàng. Việc tạo “vùng đen” như dấu nhắc nhở người dùng lưu ý tới nó khi nhập liệu. Gọi là “dữ liệu đơn”

Bảng minh họa những “vùng đen”đặt theo trường “dữ liệu gốc” và “dữ liệu đơn”

Dữ liệu gốc: Số yêu cầu, Người bán, Người mua, Niêm vụ, Nguồn gốc…. Những dữ liệu này sẽ lặp lại nhiều lần trong chứng thư.

Dữ liệu đơn: Ngày yêu cầu, Cảng dỡ hàng,… Dữ liệu này chỉ xuất hiện 1 lần trong nội dung chứng thư.

b. Tạo lệnh cho “dữ liệu kế thừa”

– Tìm đến những vị trí “dữ liệu kế thừa” sẽ xuất hiện trong chứng thư và đặt con trỏ chuột ở vị trí đó.

– Bấm tổ hợp phím Ctrl + F9

– Đặt lệnh REF “tên đặt Bookmark”. VD: REF NGUOIMUA

Bảng minh họa sau khi đặt lệnh cho “dữ liệu kế thừa” (chữ màu đỏ)

c. Khởi động bước Restrict Editing.

– DEVELOPER \ RESTRICT EDITING

Cửa sổ mới hiện ra:

Cửa sổ mới hiện ra. Chọn OK

• Sau đó, nhập nội dung vào những vùng bôi đen.

Để không bị mất lệnh đã đặt, khi Edit ta chỉ sửa những “vùng đen”. Để sửa nội dung khác ngoài “vùng đen”. Bấm STOP PROTECTION.

– Khi chỉnh sửa những nội dung khác, ta có thể chọn lại font, canh chỉnh định dạng

d. Cách bỏ “vùng đen” trước khi in chứng thư.

3.  Chỉnh sửa nội dung đúng cách.

• Developer \  Restrict Editing \Mục 3. Bấm Yes start enforcing. Chọn OK để chỉnh sửa những nội dung trong “vùng đen”
• Bấm Stop để chỉnh sửa nội dung ngoài “vùng đen”.

OK Fine.

Và đây là kết quả:

ĐÁNH CHỨNG THƯ ĐIỀU THÔ CHƯA BAO GIỜ VUI VẺ ĐẾN THẾ. ^^