Huớng dẫn phần mềm ERP

6. Xử lý lỗi khi tạo nội dung Email với kích thước quá lớn(2.3)

IT Vinacontrol HCM — Thu, 10 Jul 2025 07:49:16 +0000

Khi tạo 1 Email nếu nội dung (gồm văn bản và hình ảnh ) >102 KB thì sẽ không gửi được (vì Email chỉ giới hạn nội dung gửi tối đa là 102KB , nếu lớn hơn sẽ bị cắt mất một phần nội dung) , nên khi lưu hoặc gửi sẽ hiện lỗi như sau:

Nguyên nhân: Thường là do ảnh khi copy từ mạng xã hội (fb, zalo, …) hoặc trên các website thì sẽ không convert lại ảnh nên khích thước sẽ rất lớn .

Cách xử lý : Giảm khích thước của ảnh khi lưu -> lưu địa chỉ ảnh

B1: Khi lấy ảnh từ các website trên Internet thì Click chuột phải vào ảnh và chọn “Copy image address”

B2: Quay lại trang CRM (2.3 tạo Email) , click chuột vào vị trí muốn chèn ảnh, sau đó click vào nút “Picture”

B3: Dán địa chỉ Image vừa copy ở B1 vào input “Image URL” và bấm “Insert Image”

B4: Như vậy đã hoàn thành thêm 1 ảnh vào nội dung Email. Nếu muốn thêm ảnh khác thì thực hiện lại các bước như trên (Nếu không được thì vui lòng liên hệ IT)

TRƯỜNG HỢP : Muốn chèn ảnh từ máy lên mà kích thước lớn (>100KB) thì vui lòng liên hệ IT để được hỗ trợ

Tạo bảng kê

IT Vinacontrol HCM — Tue, 01 Jul 2025 02:34:54 +0000

Bước 1 : Vào trang https://baocao.tienichgo.com/auth/login

Bước 2 : Chọn mục VII Tiện ích sau đó chọn mục số 10 chuyển hoá đơn bảng kê

Bước 3 :Vào ERP lấy số hoá đơn sao chép

Bước 4 : Chép vào ô hoá đơn , sau đó click vào chuyển hoá đơn này sang dạng bảng kê .

Bước 5 : đổi thành công ( không được vui lòng liên hệ IT )

1. Thêm mới khách hàng trên CRM

IT Vinacontrol HCM — Wed, 11 Jun 2025 08:24:15 +0000

Bước 1: Truy cập và đăng nhập vào trang https://crm.vinacontrol.com.vn/ bằng mã VNC ( tài khoản ERP)

Hình 1

Bước 2: Vào trang 1. Khách hàng -> 1.1 thêm mới

Bước 3: Điền các thông tin cho khách hàng mới.

Hình 2

Bước 4: Nhấn ‘Lưu thông tin’ để hoàn thành tạo mới khách hàng.

Xem tiếp: 2. Cập nhật thông tin khách hàng trên CRM

2. Cập nhật thông tin khách hàng trên CRM

IT Vinacontrol HCM — Thu, 12 Jun 2025 02:33:52 +0000

Bước 1: Truy cập và đăng nhập vào trang https://crm.vinacontrol.com.vn/ bằng mã VNC ( tài khoản ERP)

Hình 1

Bước 2: Truy cập vào 1.2/Danh sách KH theo ban và search theo tên khách hàng hoặc mã số thuế để tìm kiếm khách hàng cần update thông tin

Hình 2

Bước 3: Click vào khách hàng đó để chuyển đến trang chi tiết khách hàng.

Hình 3

Bước 4: Điền các thông tin cần chỉnh hoặc thêm mới vào và bấm “Lưu thông tin” để lưu lại chỉnh sửa .

Hình 4

Bước 5: Thêm người khai thác.

Hình 5

Bước 6: Thêm người liên hệ của khách hàng.

Hình 6

Bước 7: Thêm thông tin đối thủ.

Hình 7

Bước 8: Thêm hoạt động chăm sóc khách hàng.

Hình 8

3. Tạo chiến dịch và gửi email trên CRM

IT Vinacontrol HCM — Wed, 11 Jun 2025 09:27:14 +0000

( Gửi mail theo chiến dịch tức là sẽ gửi đến những người liên hệ của khách hàng.)

Bước 1: Truy cập và đăng nhập vào trang https://crm.vinacontrol.com.vn/ bằng mã VNC ( tài khoản ERP)

Hình 1

**Trước khi gửi mail cho khách hàng thì phải đảm bảo khàng hàng đã có thông tin người liên hệ, nếu KH chưa có người liên hệ thì hãy thêm người liên hệ cho KH :

Hình 2: Tìm khách hàng theo mã số thuế hoặc tên

Hình 3: Bấm vào chi tiết khách hàng

Hình 4: Bấm vào nút (+) 2.1 để hiện popup thêm người liên hệ

Hình 5: Điền các thông tin cần thiết (sdt, email, ..) và bấm Lưu thông tin

Bước 2: Tạo nhóm khách hàng:

2.1/ Truy cập vào trang nhóm khách hàng

Hình 6

2.2/ Click vào nút “Tạo mới khách hàng” để mở popup thêm nhóm khách hàng.

2.3/ Điền đầy đủ các thông tin như tên nhóm, người quản lý, hình thức, ….

Hình 7

*Lưu ý: Có thể chon 2 hình thức là thủ công và tự động:
– Thủ công là sẽ chọn từng khách hàng mà mình muốn gửi chiến dịch (có thể chọn 1 hoặc nhiều)

Hình 8

– Tự động là sẽ chọn theo điều kiện để lọc ra những khách hàng phù hợp với nhưng tiêu chí đó ( có thể chọn nhiều tiêu chí)

Hình 9. Danh sách các khách hàng theo các tiêu chí khi đã lưu

2.3/ Điền đầy đủ thông tin và bấm nút “Lưu thông tin” để hoàn thành thêm mới nhóm khách hàng.

Bước 3: Tạo chiến dịch

3.1/ Truy cập vào trang chiến dịch

Hình 10

3.2/ Bấm vào nút “Tạo mới chiến dịch” để mở popup thêm mới chiến dịch.

Hình 11

*Lưu ý : Chọn đúng nhóm Khách hàng vừa tạo bên trên để khi gửi Email sẽ gửi đến đúng các người liên hệ của những khách hàng thuộc nhóm đó.

3.3/ Điền đầy đủ thông tin và bấm “Lưu thông tin” để hoàn thành tạo chiến dịch mới.

Bước 4: Tạo nội dung Email

4.1/ Truy cập vào trang Tạo Email

Hình 12

4.2/ Bấm vào nút “Tạo email” để chuyển đến trang tạo email.

4.3/ Tại trang tạo mới email, chọn đúng chiến dịch vừa tạo, sau đó nhập tiêu để và nội dung cho email.

Hình 13

4.4/ Cuối cùng bấm Lưu để hoàn thành tạo email

**Lưu ý: có thể dùng công cụ https://my.stripo.email/ để thiết kế nội dung email cho chuyên nghiệp (theo các bước bên dưới và hình minh hoạ):
– Đăng nhập bằng tài khoản email của mình
– Trong phần Email Messages chọn Basic Template
– Chọn template phù hợp và chỉnh sửa lại cho phù hợp
– Chọn Export -> Copy Code -> Show HTML code (đợi xíu cho xử lý export) -> Copy to ClipBoard
– Quay lại trang Email của CRM -> code view-> paste nó vào phần nội dung và Lưu lại.

Hình 14: Trang Login

Hình 15: Đăng nhập bằng tài khoản Email

Hình 16: https://my.stripo.email/

Hình 17: Basic template

Hình 18: Chi tiết template

Hình 20: Export

Hình 21: Show code HTML

Hình 22: Copy code HTML

Hình 23: Paste vào nội dung email của CRM

Bước 5: Quay lại trang chiến dịch và chọn chỉnh sửa (icon bút chì) chiến dịch vừa tạo bên trên để chuyển đến trang chi tiết chiến dịch đó.

Hình 24:

Bước 6: Chọn đúng tiêu đề mail vừa tạo bên trên, sau đó bấm Sửa để lưu lại chỉnh sửa.

Hình 25:

Bước 7: Truy cập vào trang gửi mail (Marketing -> 2.4 Gửi mail) để thực hiện gửi mail theo chiến dịch đó.

Hình 26:

*Lưu ý : Chọn đúng tên chiến dịch cần gửi, sau đó sẽ hiện ra danh sách tất cả các người liên hệ của những khách hàng trong nhóm khách hàng thuộc chiến dịch đó.

Bước 8: Nếu đúng hết rồi thì bấm “Gửi mail” để thực hiện gửi mail đến khách hàng.

Bước 9: Truy câp vào “2.5 Thống kê gửi mail ” để xem chiến dịch đó đã được gửi hay chưa

Hình 27:

4. Tạo báo giá và gửi báo giá qua Zalo cho khách hàng trên CRM

IT Vinacontrol HCM — Thu, 12 Jun 2025 01:34:56 +0000

Bước 1: Truy cập và đăng nhập vào trang https://crm.vinacontrol.com.vn/ bằng mã VNC ( tài khoản ERP)

Hình 1

Bước 2: Tạo sản phẩm:

2.1/ Truy cập 3. Cung cấp dịch vụ -> 3.1 Sản phẩm

2.2/ Click vào nút “Tạo sản phẩm mới” để mở popup thêm sản phẩm mới.

Hình 2

2.3/ Điền đầy đủ thông tin và bấm nút “Lưu thông tin” để hoàn thành thêm sản phẩm mới.

Bước 3: Tạo báo giá mới :

3.1/ Truy cập 3.Cung cấp dịch vu -> 3.1 Báo giá

Hình 3

3.2/ Bấm nút “Tạo báo giá mới” để chuyển đến trang tạo báo giá mới

3.3/ Điền đầy đủ thông tin và bấm nút “Lưu” để hoàn thành tạo mới báo giá

Hình 4

*Lưu ý: Có thể chọn nhiều loại sản phẩm và phụ phí cho phù hợp bằng cách Click vào nút (+) bên dưới ô sản phẩm và phụ phí để nhập thêm sản phẩm và phụ phí.

Bước 4: Truy cập vào lại vào bảng danh sách báo giá đã tạo ( 3.Cung cấp dịch vu -> 3.1 Báo giá)

Bước 5: Chon đúng báo giá cần gửi đến khách hàng và chọn các hình thức gửi phù hợp (Email , Zalo OA , ZaLo ZNS) và bấm “Gửi” để thực hiện gửi báo giá đến những người liên hệ của khách hàng.

Hình 5 Gửi báo giá qua Email

Hình 6. Gửi báo giá qua Zalo OA hoặc Zalo ZNS

5. Thêm dữ liệu master data trên CRM ( loại hình dịch vụ, đơn vị giá, …)

IT Vinacontrol HCM — Fri, 20 Jun 2025 09:58:46 +0000

Bước 1: Truy cập và đăng nhập vào trang https://crm.vinacontrol.com.vn/ bằng mã VNC ( tài khoản ERP)

Hình 1

Bước 2: Vào trang MasterData -> Dữ liệu nhóm

Hình 2

Bước 3: Bấm vào nhóm muốn tạo thêm bên bảng Nhóm ( ví dụ Loại hình dịch vụ)

Bước 4: Bấm vào nút (+) bên bảng Chi tiết nhóm để hiện popup thêm mới

Hình 3

Bước 5: Chọn đúng nhóm cần thêm mới ( ví dụ Loại hình dịch vụ)

Hình 4

Bước 6: Điền tên cần thêm mới ô Tên chi tiết

Bước 7: Bấm Lưu thông tin để hoàn thành việc thêm mới chi tiết cho nhóm

CONVERT EXCEL TO PDF

IT Vinacontrol HCM — Mon, 17 Mar 2025 08:46:10 +0000

CODE

Sub SaveSheetsAsPDF_PrintArea()
    Dim ws As Worksheet
    Dim pdfFolder As String
    Dim fileName As String
    Dim baseName As String
    Dim sheetCount As Integer
    Dim sheetIndex As Integer
    Dim pdfFileName As String
    Dim wb As Workbook

    ' T?t c?nh báo và c?p nh?t màn hình d? tránh nh?p nháy
    Application.DisplayAlerts = False
    Application.ScreenUpdating = False

    ' Ch?n file ngu?i dùng m?
    Set wb = Application.ActiveWorkbook

    ' L?y tên file g?c
    fileName = wb.Name
    baseName = Left(fileName, 13) ' L?y 13 ký t? d?u tiên

    ' L?y thu m?c file hi?n t?i
    pdfFolder = wb.Path
    If pdfFolder = "" Then pdfFolder = Environ("USERPROFILE") & "\Documents"

    ' N?u thu m?c không t?n t?i, thoát
    If Dir(pdfFolder, vbDirectory) = "" Then Exit Sub

    ' Ð?m s? sheet
    sheetCount = wb.Sheets.Count

    ' L?p qua t?ng sheet
    For sheetIndex = 1 To sheetCount
        Set ws = wb.Sheets(sheetIndex)

        ' B? qua sheet n?u không có d? li?u
        If ws.UsedRange.Cells.Count = 1 And ws.UsedRange.Cells(1, 1).Value = "" Then GoTo NextSheet

        ' Ki?m tra vùng in
        If ws.PageSetup.PrintArea <> "" Then
            ws.PageSetup.Zoom = False
            ws.PageSetup.FitToPagesWide = 1
            ws.PageSetup.FitToPagesTall = 1
        End If
        
        ' T?o tên file PDF
        pdfFileName = pdfFolder & "\" & baseName & "-" & Format(sheetIndex, "00") & ".pdf"

        ' Ki?m tra n?u tên file quá dài
        If Len(pdfFileName) > 255 Then pdfFileName = Left(pdfFileName, 250) & ".pdf"

        ' Xu?t PDF
        On Error Resume Next
        ws.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, fileName:=pdfFileName, _
            Quality:=xlQualityStandard, IncludeDocProperties:=True, _
            IgnorePrintAreas:=False, OpenAfterPublish:=False
        Err.Clear
        On Error GoTo 0
        
NextSheet:
    Next sheetIndex

    ' B?t l?i c?nh báo và c?p nh?t màn hình
    Application.DisplayAlerts = True
    Application.ScreenUpdating = True
End Sub

B1 : Vào View -> Record

B2: Copy tên function trong code bên trên và dán vào ‘Macro name’

B3: Gõ chữ phím tắt để vào ‘shortcut key’ ví dụ là Q

B4: Chọn vào option Personal Macro Workbook và bấm OK

B5: Vào lại View ->Macro ->Stop Record

B6: Bấm phím ALT + F11

B7: Bấm chuột trái vào VBA Project(Personal.XLSB) -> Insert -> Module

B8: Copy code dán vào và lưu lại , xong rồi thì thoát ra

B9: Vào View -> View record. Chọn dòng thứ 2 rồi bấm vào Options và điền phím tắt vào , xong bấm OK LÀ XONG @!

B10: Bây giờ bấm CTRL + SHIFT +Q là tự động chuyển qua pdf rồi đó !!!!!!!!

CHUYỂN PDF THEO SỐ TRANG WORD

IT Vinacontrol HCM — Wed, 12 Mar 2025 10:15:06 +0000

Sub SaveEachPageAsPDF()
    Dim WordApp As Object
    Dim WordDoc As Object
    Dim PageCount As Integer
    Dim i As Integer
    Dim PDFPath As String
    Dim PDFFileName As String
    Dim pageText As String
    Dim regex As Object
    Dim match As Object
    Dim prefix As String
    
    ' T?o m?t ?ng d?ng Word m?i
    Set WordApp = CreateObject("Word.Application")
    
    ' S? d?ng tài li?u Word hi?n t?i
    Set WordDoc = ActiveDocument
    
    ' L?y s? lu?ng trang trong tài li?u Word
    PageCount = WordDoc.ComputeStatistics(wdStatisticPages)
    
    ' T?o d?i tu?ng Regular Expression d? tìm do?n "S?: xxx"
    Set regex = CreateObject("VBScript.RegExp")
    regex.IgnoreCase = True
    regex.Global = True
    regex.Pattern = "S?:\s*(\S+)"
    
    ' L?y n?i dung trang d?u tiên và tìm ki?m "S?: xxx"
    pageText = WordDoc.Range(Start:=WordDoc.GoTo(What:=wdGoToPage, Which:=wdGoToAbsolute, Count:=1).Start, _
                             End:=WordDoc.GoTo(What:=wdGoToPage, Which:=wdGoToAbsolute, Count:=2).Start).Text
    
    ' Tìm ki?m "S?: ..." trên trang d?u tiên
    Set match = regex.Execute(pageText)
    
    If match.Count > 0 Then
        ' N?u tìm th?y "S?: xxx", l?y giá tr? và c?t 13 ký t? d?u tiên làm ti?n t? cho tên t?p PDF
        prefix = Left(match(0).SubMatches(0), 13) ' L?y 13 ký t? d?u tiên
    Else
        ' N?u không tìm th?y, s? d?ng "Page_" làm tên m?c d?nh
        prefix = "Page"
    End If
    
    ' L?p qua t?ng trang và luu thành t?p PDF riêng l?
    For i = 1 To PageCount
        ' T?o tên t?p PDF v?i d?nh d?ng "S?: xxx-01", "S?: xxx-02", v.v.
        PDFFileName = ActiveDocument.Path & Application.PathSeparator & prefix & "-" & Format(i, "00") & ".pdf"
        
        ' Xu?t trang hi?n t?i thành t?p PDF
        WordDoc.ExportAsFixedFormat OutputFileName:=PDFFileName, _
            ExportFormat:=wdExportFormatPDF, _
            Range:=wdExportFromTo, From:=i, To:=i, _
            Item:=wdExportDocumentContent, _
            IncludeDocProps:=False, _
            KeepIRM:=False, _
            CreateBookmarks:=wdExportCreateNoBookmarks, _
            DocStructureTags:=False, _
            BitmapMissingFonts:=False, _
            UseISO19005_1:=False
        
        ' Hi?n th? thông báo v? t?p PDF dã luu
        ' MsgBox "Trang " & i & " dã du?c luu thành " & PDFFileName
    Next i
    
    ' Ðóng ?ng d?ng Word
    WordApp.Quit
    
    ' Gi?i phóng b? nh?
    Set WordDoc = Nothing
    Set WordApp = Nothing
End Sub

Xử lý các trường hợp đặc biệt

IT Vinacontrol HCM — Wed, 17 Jul 2024 08:09:00 +0000

Trường hợp Ban 3 ký hợp đồng – Cần thơ thực hiện

1. Nhập hợp đồng lên ERP
2. Khi lấy yêu cầu cho HĐ này thì trên màn hình yêu cầu chọn vào hợp đồng để gắn YC với hợp đồng
3. Làm các bước khác trên yêu cầu này bình thường
4. Cần Thơ làm hóa đơn nháp
5. Cần Thơ gửi hóa đơn nháp cho Tài chính HCM - phát hành hoá đơn điện tử và ghi nhận doanh thu cho Ban 3.
6. Ban 3 làm đề nghị điều chuyển doanh thu cho Cần Thơ