Dòng chảy thực hiện trong việc quản lý hóa đơn tập đoàn ký hợp đồng là:
Đơn vị thực hiện sẽ phát hóa đơn điện tử cho văn phòng tập đoàn (coi văn phòng tập đoàn như một khách hàng). Tiếp theo khi văn phòng tập đoàn có hóa đơn của đơn vị phát thì sẽ dựa vào cơ sơ đó phát hóa đơn điện tử trực tiếp cho khách hàng. Thu tiền và tính doanh thu cho đơn vị theo hóa đơn đã phát cho khách hàng. Nội dung thực hiện dòng chảy gồm những bước như sau:
Bước 1: Lấy số yêu cầu:
- Đối với từng vụ giám định thuộc Hợp đồng, đơn vị thực hiện lập yêu cầu thủ công, tạo số yêu cầu lấy mã của đơn vị theo quy định của Tập đoàn.
- Mọi người điền đầy đủ các thông tin trong phần tạo yêu cầu nhưng lưu ý phần nhập số yêu cầu khác phải nhập theo số hợp đồng để thuận tiện cho việc quản lý và tìm kiếm khi lập hóa đơn. Ảnh mình họa như sau:
- Phần thông tin khách hàng sẽ nhập theo tên khách hàng như bình thường. Không lấy thông tin khách hàng là tập đoàn nữa.
Bước 2: Thực hiện yêu cầu, lập chứng thư:
- Đơn vị sẽ thực hiện đầy đủ các bước từ tạo yêu cầu, phân công công việc, nhập kết quả, tạo ra chứng thư.
- Chúng ta chỉ tạo ra chứng thư. Không thực hiện lập hóa đơn nháp.
Bước 3: Đến từng đợt thanh toán (theo tháng, quý theo quy định của Hợp đồng/ Chủ đầu tư).
- Tại yêu cầu cuối cùng theo đợt thanh toán, đơn vị lập hóa đơn như sau:
+ Click tất cả các số yêu cầu đã thực hiện trong đợt thanh toán. Bằng cách lọc yêu cầu theo thời gian thực hiện, số yêu cầu khác (số hợp đồng)
+ Số tiền: là tổng số tiền nghiệm thu với khách hàng/ Chủ đầu tư của đợt thanh toán đó
+ Phần khách hàng phát hóa đơn: Văn phòng Tập đoàn Vinacontrol
Lưu ý: Trong phần phát hóa đơn chúng ta chọn đối tượng báo cáo thuế là Văn phòng tập đoàn. Ảnh minh họa như sau:
Trường hợp không có ĐT báo cáo thuế là tập đoàn chúng ta quay vào mục Menu bên trái vào Trang chủ à Khai báo khách hàng, tạo khách hàng là tập đoàn. Ảnh minh họa như sau:
Sau khi vào phần khai báo khách hàng ta sẽ điền các thông tin cần khai báo ở giao diện như sau:
Bước 4: Phát hóa đơn cho Chủ đầu tư:
- Văn phòng Tập đoàn tổng hợp hóa đơn điện tử từ một hay nhiều đơn vị (trường hợp hợp đồng do hai đơn vị trở lên thực hiện)
- Trên cơ sở yêu cầu của các đơn vị, Văn phòng Tập đoàn sẽ phát hóa đơn trực tiếp cho khách hàng.
- Tính doanh thu cho các đơn vị theo hóa đơn của đơn vị phát cho Văn phòng Tập đoàn.
