Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu trên Excel

Tạo một bảng dữ liệu chuẩn. Lưu ý quan trọng: Dòng đầu tiên phải là tiêu đề cột.


Số	Họ và tên	Giới tính	Ngày sinh	Nơi sinh	Chức vụ	Số CMND
001/2026/HĐLĐ	Nguyễn Thị A	Nữ	01/11/1986	Quảng Ngãi	Chuyên viên	051089123456
002/2026/HĐLĐ	Nguyễn Văn B	Nam	02/10/1990	Quảng Ninh	Kế toán	022190123456
003/2026/HĐLĐ	Trần thị C	Nữ	10/05/1989	Bình Dương	Giám đinh viên	074189123456

Lưu ý: Hãy đóng file Excel trước khi thực hiện thao tác trong Word.

Bước 2: Soạn mẫu Hợp đồng và bật thanh Mailings

Mở Word, soạn thảo khung nội dung. Tab Mailings nằm trên thanh công cụ. Nếu không tìm thấy tab Mailing có thể bật lại như sau:
Vào thẻ File trên thanh công cụ\ Chọn Options\ Chọn Customize Ribbon ở menu bên trái\ Tại cột Main Tabs bên phải, tìm và tích vào ô Mailings\ Nhấn OK.

Bước 3: Kết nối Word với file dữ liệu Excel

Mở file Word, chọn tab Mailings -> Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge Wizard.

Xuất hiện Mail Merge ở phía bên phải Word, các bạn chọn Letters và chọn Next: Starting document.

Tiếp tục chọn Use the current document và chọn Next: Select recipients.

Trong Select recipients, các bạn chọn Use an existing list nếu danh sách có sẵn, các bạn có thể chọn Type a new list để tạo danh sách mới. Sau đó nhấn Next: Write your letter.

Trong hộp thoại Select Data Source, các bạn chọn đến danh sách (file excel) có sẵn và nhấn Open. Sau đó nhấn chọn sheet chứa thông tin. (Ví dụ ở file Excel này sheet1 là sheet chứa dữ liệu, ta chọn Sheet1. Sau đó nhấn OK.)

Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, các bạn chọn dữ liệu cần chèn bằng cách đánh dấu vào các ô vuông trước dữ liệu đó. Nếu chèn tất cả các bạn chọn đánh dấu vào ô vuông cạnh Data Source. Sau khi chọn xong các bạn nhấn OK.

Chọn Next: Write your letter.
Trong bước tiếp theo, các bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí cần chèn dữ liệu, sau đó nhấn vào More items.

Xuất hiện hộp thoại Insert Merge Field, các bạn chọn trường dữ liệu đúng với nội dung cạnh con trỏ chuột và nhấn Insert để chèn. Sau khi chèn xong các bạn nhấn Close để đóng lại.

Chèn lần lượt đến hết các trường dữ liệu vào mẫu Word có sẵn. Nhấn Next: Preview your letters.
Chọn Next: Complete the merge để hoàn thành quá trình trộn thư. Để xem từng hợp đồng nhấn chọn << , >> trong Recipient để xem.